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Automatizar las facturas de proveedores con IA

Sí, se puede automatizar: un agente de IA lee cada factura que llega al correo, extrae proveedor, fecha, importe e impuestos, la registra en tu ERP y la envía al departamento que toca. Lo que no tiene claro lo pasa a una persona, con el motivo. Un piloto así está en producción en 3–4 semanas.

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El problema

En muchas empresas una persona dedica horas cada semana a abrir correos de proveedores, descargar PDFs, revisar importes, teclearlos en el ERP y reenviarlos a quien aprueba.

Es trabajo repetitivo, pero no trivial: cada proveedor usa un formato distinto, llegan escaneos, abonos y albaranes mezclados, y un error en un importe sale caro.

Cómo lo resuelve un agente

  1. 1

    Lee el buzón de facturas (Gmail, Outlook o el que uséis) y separa facturas, abonos, albaranes y el resto.

  2. 2

    Extrae los datos de cada documento: proveedor, NIF, número, fecha, base, IVA, total y vencimiento.

  3. 3

    Los cruza con lo que ya tienes: proveedor dado de alta, pedido o albarán, posibles duplicados.

  4. 4

    Si la confianza es alta, registra la factura en el ERP y la deriva al responsable; si no, la deja en una cola de revisión con el motivo.

  5. 5

    Cada semana ves cuántas se han procesado solas, cuántas han ido a revisión y por qué.

Así decide el agente

Ejemplo ilustrativo con datos ficticios. El agente actúa solo por encima del 90 % de confianza.

  • Factura F-2291 · Distribuciones Mar

    Compras98%

    Hecho: Registrada en el ERP

  • Factura 0457 · Transportes Vall

    Logística95%

    Hecho: Registrada en el ERP

  • PDF escaneado, importe ilegible

    ¿Compras?62%

    A una persona: Revisión: importe dudoso

Qué puedes esperar

  • Piloto en producción en 3–4 semanas, con tus facturas reales.
  • Una persona revisa siempre lo dudoso, y tú decides el umbral.
  • Funciona con el correo y el ERP que ya usas, sin cambiar de herramientas.
  • Tus datos se procesan en tu infraestructura o en servidores de la UE.

Preguntas frecuentes

¿Funciona con facturas escaneadas?

Sí, mientras se puedan leer. Si un escaneo es ilegible o falta un dato, el agente no lo inventa: la envía a revisión indicando qué falta.

¿Con qué ERP se puede conectar?

Con la mayoría de los que tienen API o importación de ficheros, como Holded, Odoo, Sage o A3. En la primera llamada revisamos el tuyo.

¿Qué pasa si se equivoca?

Cada decisión lleva un nivel de confianza. Por debajo del umbral que fijes, decide una persona. Además, todo queda registrado para revisarlo y corregirlo.

¿Cuánto tiempo se ahorra?

Depende del volumen y de cuánto varían tus facturas. En la auditoría se mide el tiempo actual y se estima el ahorro antes de construir nada.

Cuéntame tu caso

Respondo personalmente en menos de 24 horas. La primera llamada de 30 minutos es gratis.

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