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Automatizar la entrada de datos en el ERP

Copiar datos de correos, PDFs y hojas de Excel al ERP es de las tareas que mejor se automatizan. Un agente de IA lee el documento, extrae los datos, los valida contra lo que ya hay en el ERP y los registra, conectado a Holded, Odoo, Sage, A3 u otros. Lo dudoso queda en revisión para una persona.

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El problema

Pedidos que llegan por email, albaranes en PDF, tarifas en Excel: alguien los teclea en el ERP uno a uno. Son horas cada semana y una fuente constante de errores.

Las integraciones clásicas no lo resuelven, porque cada cliente y cada proveedor manda los datos a su manera.

Cómo lo resuelve un agente

  1. 1

    Recoge los documentos de donde llegan: correo, carpetas compartidas o portales.

  2. 2

    Extrae los campos que necesita tu ERP, aunque cada documento tenga un formato distinto.

  3. 3

    Valida contra tus datos: cliente o proveedor existente, referencias, precios y duplicados.

  4. 4

    Registra en el ERP por su API o por importación de ficheros.

  5. 5

    Lo que no cuadra va a una cola de revisión, con el motivo.

Así decide el agente

Ejemplo ilustrativo con datos ficticios. El agente actúa solo por encima del 90 % de confianza.

  • Pedido de Bodegas Serra · 24 cajas

    Pedido de venta97%

    Hecho: Creado en el ERP

  • Albarán 7781 · Transportes Vall

    Albarán94%

    Hecho: Vinculado al pedido 5532

  • Excel de tarifas con 3 referencias nuevas

    Cambio de tarifas66%

    A una persona: Revisión: referencias nuevas

Qué puedes esperar

  • Funciona con el ERP que ya tienes.
  • Piloto en 3–4 semanas sobre un flujo concreto.
  • Validación contra tus datos antes de registrar nada.
  • Registro de cada operación para auditarla y corregirla.

Preguntas frecuentes

¿Mi ERP se puede conectar?

Si tiene API o permite importar ficheros, casi seguro que sí. Holded, Odoo y Sage tienen API; con A3 depende de la versión. Lo revisamos en la primera llamada.

¿Y si no tiene API?

Muchas veces se puede trabajar con importación de ficheros o con la interfaz web. Si no hay una vía fiable, te lo digo antes de empezar.

¿Es seguro darle acceso al ERP?

El agente solo tiene los permisos que necesita cada tarea y todo queda registrado. Puede ejecutarse en tu propia infraestructura.

¿Por dónde se empieza?

Por el flujo que más horas cuesta. Si hay varios candidatos, una auditoría de una semana los ordena por esfuerzo y ahorro.

Cuéntame tu caso

Respondo personalmente en menos de 24 horas. La primera llamada de 30 minutos es gratis.

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